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Che cos’è la booking window?
La booking window è il tempo che intercorre dal momento in cui un cliente prenota una camera al momento in cui arriva nella struttura ricettiva per iniziare il suo soggiorno. In pratica la booking window o finestra di prenotazione, indica con quanto anticipo gli ospiti prenotano.
Questo lasso di tempo varia a seconda delle caratteristiche della struttura ricettiva, del target clienti, della destinazione, del periodo dell’anno e di altri fattori che descriveremo a breve.
Conoscere con quanto anticipo gli ospiti prenotano, ci permette di sapere quand’è il momento migliore per offrire le camere al prezzo più redditizio. Se fare Revenue Management significa vendere al prezzo giusto al momento giusto, allora conoscere la booking window significa sapere quand’è questo momento.
Come si calcola la booking window?
Per calcolare la booking window media di una struttura ricettiva ci si può affidare allo storico delle prenotazioni: prendiamo come riferimento gli anni passati e osserviamo con quanto anticipo abbiamo ricevuto la maggior parte delle prenotazioni per un determinato periodo.
Oggi possiamo ricavare queste informazioni in modo immediato attraverso il channel manager o l’ area riservata sulle OTA. Ad esempio Booking e AirBnb, ci mostrano la booking window relativa soltanto alle prenotazioni avvenute sulla loro piattaforma, quindi confrontiamo sempre questi dati con quelli degli altri canali di prenotazione.
Consideriamo inoltre che, nonostante questi strumenti ci mostrino la booking window in automatico, ci sono diversi elementi che la influenzano e che bisogna comunque conoscere per fare Revenue Management come si deve. Alcuni di questi non sono nemmeno prevedibili da un anno all’altro, quindi sono ancora più rilevanti.
Ecco quali sono.
EVENTI
Un evento non previsto nella tua destinazione potrebbe far crescere improvvisamente la richiesta di camere e generare finestre di prenotazione diverse a seconda dei casi.
METEO
In periodi dell’anno sensibili alle condizioni meteo, la booking window può essere molto ridotta perché le persone aspettano fino all’ultimo per prenotare in modo da sapere che tempo farà.
DISTANZA ATTIVA ALLA DATA
La distanza attiva alla data corrisponde al tempo necessario all’ospite per organizzare la partenza e spostarsi fisicamente da casa sua all’ hotel.
La booking window, dunque, è un parametro molto importante nell’ambito del Revenue Management ed è fondamentale implementarlo in maniera corretta per poter aumentare il fatturato della propria struttura.